La facturation récurrente est censée vous simplifier la vie. Mal conçue, elle peut aussi considérablement vous la compliquer. L’utilisation de plateformes dédiées à la gestion de cette comptabilité vous permettra d’éviter les erreurs régulièrement commises et pénalisantes.

Les erreurs de facturation sont nombreuses : juridiques, de saisie ou de comptabilité. Avec une facturation simple, cela passe encore, mais qu’arrive-t-il dès lors qu’il s’agit d’une facturation récurrente ? Quelles sont les erreurs de facturation récurrente à éviter à tout prix ? Comment les contourner ?

Un système de facturation récurrente est nécessaire lorsque une facture est envoyée périodiquement. Que ce soit un envoi quotidien, hebdomadaire, mensuelle… Il est très utilisé dans le cadre de la gestion des abonnements. Automatiser le processus de facturation récurrente peut s’avérer extrêmement utile. C’est une charge de travail en moins (il faut en moyenne neuf minutes pour rédiger une facture) pour une trésorerie plus efficace et plus sûre.

Pour que ces avantages soient pérennes, il faut éviter un certain nombre d’erreurs. Il faut aussi savoir s’organiser efficacement sans avoir à y consacrer trop de temps. Sans un fonctionnement automatique adapté à vos besoins, les risques se multiplient et les oublis peuvent être fatals. Rappelons qu’en 2017, les créances impayées ont représenté près de 2% du PIB français (Enquête ANCR). Se tromper dans sa facturation est la meilleure garantie pour que le débiteur ne vous paie pas.

Alors quelles sont ces erreurs à éviter et comment faire en sorte de ne pas les renouveler ? Voici une liste non exhaustive des erreurs les plus courantes, commises par les émetteurs de facturation récurrente

 

1/ Ne pas respecter les règles de droit

Les fautes juridiques sont souvent commises par ignorance. Dans une facture, il y a des mentions légales qu’il convient d’indiquer : date d’émission de la facture, numérotation de la facture, date de la vente, numéro de TVA, désignation et décompte du produit, prix unitaire, taux de TVA, taux de pénalité de retard…

Lors d’une facturation classique, le risque est de commettre l’erreur une fois. Dans une facturation récurrente, le danger est que cette erreur se répète autant de fois que l’on facture, sans s’en rendre compte. Ainsi, le client peut s’en servir pour contester les créances et se retourner contre vous.

Surtout, le manque de rigueur juridique n’est pas un gage de confiance pour votre client qui aurait tendance à se méfier sur le long terme de vos compétences. Un bon entrepreneur doit être conscient des réalités juridiques et comptables qui entourent sa profession.

 

2/ Mal renseigner les coûts affichés

La facturation récurrente ne veut pas dire pour autant que le prix ne varie pas, comme ce peut être le cas d’une facturation à l’usage. Une automatisation mal conçue peut provoquer un manque de clarté dans les prix fixés et donner un sentiment d’opacité dans la réalisation de vos prestations. Une fois encore, la confiance risque de ne pas être au rendez-vous.

Un modèle de facturation à l’usage n’est pas simple Les erreurs sont souvent dues à un manque de rigueur. Lorsque vous mettez en place une facturation récurrente, c’est en partie pour gagner du temps et vous empêcher de les commettre. C’est pourquoi il ne faut pas négliger les mentions obligatoires ou le détail des coûts. Un modèle nécessite une élaboration plus travaillée qu’une simple facture.

 

3/ Se tromper dans la TVA

Il existe deux types d’erreurs sur la TVA : soit on oublie de la mentionner, soit le taux n’est pas le bon.

Lorsque le taux est mauvais, cela peut donner une mauvaise impression au client. Cette erreur est souvent liée au fait que le taux légal évolue sans que vous vous en rendiez compte, ou bien que vous ne sachiez pas adapter votre facture en fonction du statut de votre client et du lieu où il se situe. Si votre outil de facturation ne permet pas l’automatisation de l’aspect variable de la TVA, cela vous obligera à vérifier régulièrement le taux et corriger les erreurs si votre vérification arrive trop tard. C’est toute votre facturation récurrente et son efficacité qui peuvent être remises en question.

 

4/ Absence d’envoi de la facture par e-mail

Cette étape est obligatoire. Cela répond aux exigences de transparence telles qu’elles prévalent dans la Réglementation générale de la protection des données (RGPD). Un envoi automatique est désormais incontournable. Le client doit pouvoir consulter l’historique des paiements et recevoir un e-mail.

 

5/ Négliger son plan de facturation

Lorsque vous mettez en place une facturation récurrente, le suivi doit être très minutieux. Il est nécessaire d’envisager un plan avec lequel lié vos modèles de facture. Mais ce plan demande de la rigueur. Vous pouvez le créer manuellement avec un tableur, mais les erreurs seront inévitables à terme. Pour faciliter la gestion de ce plan, il est indispensable de l’automatiser.

 

6/ Ne pas bénéficier d’une plateforme optimisée

C’est justement cet écueil qui explique tous les autres. A tout vouloir faire soi-même, même lorsqu’il ne s’agit pas de son cœur de métier, on finit par accumuler les fautes. Pourtant votre client attend de vous la même efficacité dans la gestion de vos factures que ce qu’il s’impose à lui-même. Lorsqu’il doit gérer ses impôts, l’Urssaf, ou tout simplement faire le point sur sa comptabilité, il est tout à fait possible qu’il vous demande un récapitulatif de vos factures. Vous devez avoir la possibilité de lui mettre à disposition simplement tous les éléments.

 

Les avantages d’un logiciel spécialisé pour la facturation récurrente comme ProAbono

Il existe de nombreux logiciels de facturation récurrente. ProAbono se distingue en proposant une plateforme de gestion des abonnements. C’est-à-dire une solution à la fois financière, commerciale et de facturation d’abonnements. Proabono simplifie tous les processus complexe de la facturation récurrente. Le plan de facturation, l’historique, le modèle de facturation, la relance de factures impayées, sont autant de fonctionnalités disponibles pour vous simplifier la vie et vous concentrer sur votre business.