Le backoffice de ProAbono a été mis au point 2021 pour remplacer le backoffice ‘legacy’ (que certains gaulois utilisent encore malgré tous nos efforts pour les conquérir 😄). L’objectif était de passer d’un backoffice complexe et monolithique, vers un outil plus intuitif et orienté ‘métier’.

Cette orientation métier se matérialise par des différentes sections du menu latéral :

  • Abonnés dédiée aux équipe customer success
  • Facturation prévue pour les équipes finance & compta
  • Catalogue destinée au responsable produit
  • Intégration pour les développeurs
  • Admin pour les manager

L’ancienne section Abo & factures a été séparée en deux pour mieux répondre aux problématiques de chaque type d’utilisateur.

L’accueil de cette section a 3 objectifs :

  • Visualiser les performances de la facturation et des encaissements sur le mois courant
  • Repérer les factures problématiques qui nécessitent un traitement manuel
  • Accéder au dashboard et aux listes exportables

Exports

De nouvelles options sont disponibles dans les exports de la section Facturation, notamment :

  • la possibilité de classer les éléments en fonction de plusieurs dates (date d’émission, date de paiement, …)
  • la possibilité de sélectionner des plages de date personnalisées

Facturation par client

Lorsque vous ouvrez la fiche d’une facture ou sélectionnez un client depuis le moteur de recherche, un menu contextuel apparaît pour vous donner toutes les informations sur ce client.

  • A quelle offre il est abonné
  • Le nombre de factures à régler et pour quel montant (créance en cours d’un client)
  • Comment il règle ses factures
  • Quand aura lieu la prochaine facturation et à quel montant
  • Son adresse, son email et le taux de TVA standard qui lui est appliqué

Ce menu vous donne accès à de nouvelles interfaces vous permettant de visualiser et ajuster de manière rapide et intuitive tout le paramétrage de la facturation de ce client.

La section Prochaine facturation est celle qui vous permet de paramétrer tous les éléments qui vont constituer la ou les prochaines factures. C’est ici que se trouve désormais la balance du client.

Ajouter une note dans une facture

Vous avez désormais deux possibilités pour ajouter une note personnalisée dans une facture.

  • Soit pour toutes les prochaines factures d’un client : Prochaine facturation > Modifier les paramètres > Ajouter une note…
  • Soit pour une facture ponctuelle au moment de l’émettre : Prochaine facturation > Facturer maintenant (également disponible par API)

Programmation du paiement

Il est désormais possible de modifier la manière dont le paiement est traité pour les factures Dues.

Depuis la fiche de la facture, l’action Programmer le paiement vous permet de :

  • passer une facture offline pour éviter qu’elle soit prélever automatiquement
  • passer une facture en mode automatique pour qu’elle soit prélevée automatiquement
  • déterminer ou modifier la date de prélèvement automatique
  • (paiement par lot uniquement) ajouter ou enlever une facture du prochain lot.

Factures non-recouvrables

L’annulation d’une facture implique l’émission d’une facture d’avoir. Il y a certains cas où ce n’est pas souhaitable, notamment le cas de factures anciennes dont le paiement n’a jamais pu être collecté. Pour gérer ces cas, l ‘état non-recouvrable a été introduit. Il vous permet de bloquer toute action sur une facture et de la compter en perte dans votre comptabilité, sans émettre de facture d’avoir.

Et ensuite ?

La prochaine étape est une revue de la section Abonnés, de manière à l’homogénéiser avec la section Facturation et ajouter quelques fonctionnalités très intéressantes, mais à ce stade vous n’en saurez pas plus.

La section Rapport est vouée à disparaître, son contenu actuel sera disponible dans les sections Abonnés et Facturation. Notez qu’il s’agit d’une réorganisation visuelle, la disparition de cette section ne remet pas en question les exports que vous avez déjà automatisés (les URLs des exports ne changent pas).