La facture est un document qui détaille l’ensemble de vos prestations ou vos marchandises vendues. Ce document, de nature commerciale, est établi par une structure juridique (société, entrepreneur individuel, etc.). Tout comme la facture au format papier, la facture électronique doit respecter des obligations légales. Découvrons plus précisément ce qu’est une facture électronique et comment la construire.

Facture électronique illustration

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture est considérée comme électronique lorsqu’elle est émise et véhiculée sous format électronique. Il en va des étapes d’édition, d’envoi et de réception. 

Pour être valide, une facture électronique doit, d’après l’article L.441-3 du Code du commerce, respecter les mêmes obligations qu’au format papier, à savoir notamment :

  • L’identité de l’acheteur : nom, adresse et adresse de facturation (si différente de l’adresse postale)
  • L’identité du vendeur : nom, numéro de SIREN ou SIRET, adresse du siège social, forme juridique et capital social.
  • La prestation : désignation du produit ou du service, prix unitaire hors taxes (HT), prix TTC et éventuellement des remises ou des majorations.
  • Autres mentions obligatoires : date d’émission, numéro unique de facture, date du règlement prévu, taux et montant de la TVA et le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement.

Retrouvez plus en détail toutes les mentions obligatoires sur : Créez votre facture, les 15 mentions obligatoires.

Pour être conforme, la facture électronique doit également :

  • Garantir l’identité de l’émetteur,
  • Assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifiable,
  • Offrir un maximum de lisibilité de son émission jusqu’à son éventuelle destruction et tout au long de sa conservation.

La facturation électronique devient obligatoire pour les marchés publics mais également entre les entreprises privées avec la loi dite Macron mise en place le 6 août 2015. Progressivement, tous les types d’entreprises ont dû accepter le passage aux factures dématérialisées. Après les grandes entreprises (en 2017), les ETI (en 2018) et les PME (en 2019), ce sont les TPE, qui, depuis le 1er Janvier 2020, sont dans l’obligation d’adopter la facture électronique.

Vous pouvez également dématérialiser votre facturation en dehors du marché public. Dans ce cas, il suffit simplement d’obtenir le consentement de vos clients.

Comment faire une facture électronique ?

Pour faire une facture électronique, vous devrez garantir l’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu non modifiable. Pour cela, il est possible d’utiliser différents moyens :

  • Par une signature électronique certifiée : pour être certifié, vous devez passer par une Autorité de Certification (AC),
  • Par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste audit fiable. Cela matérialise en permanence les liens entre la facture électronique et la prestation/vente.
  • Par la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée. Cela peut-être : un progiciel de gestion intégrée (PGI), un échange informatisé de données (EDI), un format XML, un courriel électronique avec un fichier PDF joint, etc.

Pour les éditeurs SaaS, un logiciel de gestion d’abonnements tel que ProAbono automatise la création et la mise en paiement de factures électroniques.

Grâce à la facturation dématérialisée, vous gagnerez du temps, vous économiserez de l’argent et vous réduirez votre emprunte carbone.