Le mandat de prélèvement SEPA permet aux entreprises de disposer d’un nouveau système de paiement sécurisé. Ce moyen de paiement simplifie les transactions entre les 36 pays membres de la zone SEPA. Découvrez plus en détail comment fonctionne le prélèvement SEPA dans notre précédent article.
Pour mettre en place un système de prélèvements, vous devrez établir un mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat autorise le créancier (le vendeur) à prélever des paiements récurrents sur le compte du débiteur (le client). Avant de pouvoir recevoir les paiements, le créancier doit posséder un mandat signé physiquement ou électroniquement.
Pour être conforme, ce mandat de prélèvement SEPA doit être rempli selon des règles strictes et bien définies. Le créancier obtiendra alors l’autorisation d’effectuer des prélèvements sur le compte bancaire du débiteur, à tout moment.
Découvrons à présent comment se construit un mandat de prélèvement.
Création d’un mandat de prélèvement SEPA
Un mandat de prélèvement SEPA est valable pendant toute la durée de prélèvement. Ce mandat peut être révoqué manuellement par le débiteur ou automatiquement si aucun prélèvement n’est réalisé pendant 36 mois.
Les mandats de prélèvement SEPA doivent être établis par le débiteur. Celui-ci devra remplir un formulaire. Cela peut se faire de trois façons différentes : papier, électronique ou en e-mandat. Quel que soit le support, son contenu est strictement contrôlé.
Le mandat papier
Un mandat de prélèvement SEPA au format papier nécessite plus de temps et son coût est plus important que le format électronique.
Le débiteur doit remplir tous les champs obligatoires présents sur le mandat de prélèvement. Une fois le mandat papier complété, celui-ci doit être retourné au créancier. Une fois réceptionné par le créancier, il doit convertir les informations écrites en données électroniques. Ces données sont ensuite transmises aux banques.
Lors de chaque prélèvements, le créancier devra fournir toutes les données du mandat à sa banque.
Le mandat électronique
Le mandat de prélèvement SEPA électronique à l’avantage de simplifier la gestion par rapport à la version papier. Pour le mettre en place, vous devrez utiliser une méthode de signature électronique conforme et juridiquement valable (coffre numérique)
Tout comme le mandat au format papier, le mandat électronique doit également être retourné au créancier, soumis aux banques et archivé avec toutes les données qu’il contient.
De plus, la digitalisation du mandat permet d’améliorer l’expérience client. Les consommateurs sont aujourd’hui habitués à acheter sur internet. Le parcours d’achat lors de la souscription à un abonnement doit donc être simple et pratique. Or, le processus papier demande des étapes plus lourdes qui pourraient freiner le client. Par conséquent, en proposant une signature électronique du mandat, votre client peut directement accéder au service.
Voici un exemple de mandat SEPA conforme.
Le e-mandat
Le e-mandat est un service proposé par certaines banques en ligne. Il offre une sécurité plus importante par rapport aux mandats électroniques ou papiers puisqu’il est géré par la banque du débiteur.
Pour établir un e-mandat, le débiteur doit tout d’abord se rendre sur son espace personnel bancaire. Il peut ensuite valider le mandat de prélèvement dans l’environnement sécurisé que lui offre sa banque. Il est établi de manière différente puisqu’il utilise directement les données d’identification bancaire en ligne. Cela diminue le risque de fraudes ou de contestations du mandat.
Malgré cet avantage considérable, très peu de banque propose ce service.
Les éléments obligatoires du mandat de prélèvement SEPA
Afin d’être conforme à la réglementation, un mandat de prélèvement SEPA doit comporter les données suivantes :
- Son intitulé : Mandat de prélèvement SEPA
- Les mentions suivantes :
- En BtoC : » En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Vous bénéficiez d’un droit à remboursement par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passé avec elle. Toute demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte. «
- En BtoB : » En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Ce mandat est dédié aux prélèvements SEPA inter-entreprises. Vous n’êtes pas en droit de demander à votre banque le remboursement d’un prélèvement SEPA inter-entreprises une fois que le montant est débité de votre compte. Vous pouvez cependant demander à votre banque de ne pas débiter votre compte jusqu’au jour de l’échéance. «
- Ainsi que : » Vos droits concernant le mandat ci-dessus sont expliqués dans un document que vous pouvez obtenir auprès de votre banque. «
- La référence unique de mandat ( RUM )
- Elle est associée à un Identifiant Créancier SEPA (ICS) (voir ci-dessous). Elle permet d’identifier une autorisation de prélèvement donnée par un débiteur pour un créancier. Ainsi que tous les prélèvements futurs qui y seront associés.
- La RUM est définie par le créancier dans la limites de 35 caractères composés de lettres en majuscules et de chiffres. Celui-ci peut être choisi à partir d’une référence de contrat avec le client ou d’une référence client et doit être unique.
- Avant le premier prélèvement SEPA, la RUM doit obligatoirement être transmise au débiteur. Et pour cause : ce numéro est indispensable lorsque le débiteur souhaite contester une opération.
- L’Identification Créancier SEPA ( ICS ) de l’entreprise ou du prestataire. Il est délivré par la Banque de France lorsqu’elle l’autorise à devenir membre SEPA.
- Les coordonnées du payeur comprenant son nom, son adresse, son IBAN ou RIB et le code BIC de sa banque.
- Les coordonnées de l’entreprise ou prestataire comprenant son nom et son adresse.
- Le type de paiement
- Le lieu et l’heure de la signature
- La ou les signature(s)
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